Ongeacht de sector waarin uw bedrijf actief is, workflow management is voor iedereen interessant. Workflows zijn in elke organisatie te vinden. Het management ervan is niks nieuws, het is hooguit een andere naam voor hetgeen onder de gebruikelijke management taken valt. In de ICT sector doelt men met workflow management vaak op de diverse software systemen die er zijn om de workflows te ondersteunen. Dergelijke systemen organiseren taken als het creëren van automatische routes, gedeeltelijk automated processing en de integratie van verschillende functionele software applicaties en de achterliggende hardware.
Voordelen
Het automatiseren van de workflows kent een aantal voordelen, denk aan:
– verhogen efficiëntie
– uniformiteit
– foutreductie
– optimaler klantcontact
– eenvoudiger aansturen van organisatie
Houd het simpel
Sommige software tools kennen zoveel mogelijkheden dat ze in plaats van de dingen te vereenvoudigen, het allemaal nodeloos ingewikkeld maken. Houd het simpel! Let op dat niet de applicatie, maar het bedrijfsproces leidend is! Begin daarom met het in kaart brengen van de (belangrijke) workflows alvorens een software tool aan te schaffen.
Hoe breng je een workflow in kaart?
Een workflow bestaat altijd uit de volgende onderdelen:
– een voorwaarde: iets wat de workflow start
– een actie: wat moet er gebeuren
– een beslissing: bij bepaald resultaat, wat moet ik dan doen
– een tijdregistratie: wanneer moet een actie starten
Het in kaart brengen van de (essentiële) workflows alvorens in gesprek te gaan over de automatisering ervan draagt bij aan het boven water krijgen én houden van de essentie: uw bedrijfsprocessen vereenvoudigen.
Bijkomend voordeel
Wanneer de workflows vervolgens met behulp van een cloudapplicatie worden vormgegeven komen een aantal interessante voordelen om de hoek kijken. Medewerkers, inclusief management teamleden, zijn niet meer aan hun bureau gekluisterd voor het uitvoeren van belangrijke workflows. Iedereen kan locatie onafhankelijk werken. Want hoewel we graag ongestoord op vakantie willen, taken worden tenslotte niet voor niks gedelegeerd aan collega’s, het kan altijd voorkomen dat er toch een beslissing van ons wordt verwacht in een workflow. In zo’n geval is het fijn dat uitbestede taken alsnog kunnen worden toegewezen. Werken vanuit de cloud is hiervoor onmisbaar.
Bovenstaande is een greep uit hetgeen besproken werd tijdens de informatiesessie workflow management. Benieuwd hoe u workflow management in uw eigen organisatie kunt vormgeven? Neem dan zeker eens contact met ons op, telefonisch via 03230 232005 of via e-mail info@syscon.nl.
